Le Hub d’Echange de l’Etat (HubEE) est une plateforme pour l’échange et le partage des documents administratifs inter-administration ou entre les Citoyens et l’Administration. HubEE est au cœur des flux d’échanges entre :
D’une part, les Services Instructeurs (SI) qui sont des administrations publiques : mairies ; conseils départementaux ; ministères ; opérateurs de la protection sociale etc.) ;
Et d’autre part, les Opérateurs de Service en Ligne (OSL) tels que la DILA, la DGS et la CNAF chargés de mettre en ligne les téléservices.

Le Portail HubEE remplace au fur et à mesure le Portail GuS et permet aux communes (non raccordées à la Plateforme d’Echange et de Confiance : PEC) de s'abonner aux démarches en ligne proposées par Service-Public.fr ainsi qu’à la démarche CertDc (certificats de décès). Il permet également d’accéder aux télédossiers issus des démarches en ligne pour toutes les communes ne pouvant ou ne souhaitant pas intégrer les données directement dans leur logiciel métier.

Une démarche en ligne (ou téléservice) permet la dématérialisation d’une procédure administrative : demande d’un acte de naissance à la mairie, dépôt d’un dossier d’urbanisme, demande de RSA, demande de correction d’état civil auprès de l’INSEE, pré-demande de PACS, transmission du volet administratif du certificat de décès…

Ces démarches en ligne visent donc à transmettre une demande auprès d’un Service Instructeur (SI) chargé du traitement de la demande, ou à l’ensemble des services instructeurs (SI) dans le cas où la démarche est traitée par plus d’un service instructeur (SI), par exemple : « je change de coordonnées » ou « transmission du volet administratif du certificat de décès (CertDc) ».

L’accès à HubEE n’est pas payant pour les communes.Vous devez disposer d’un abonnement au Portail HubEE pour chacune des démarches pour lesquelles vous souhaitez recevoir les télédossiers

Il est possible d’accéder aux données via deux modes d’accès : API ou Portail.
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Le mode d’accès « API » signifie que les données seront disponibles via le logiciel installé dans votre commune (cf. rubrique / HubEE : Les API)
Le mode d’accès « Portail » permet de télécharger vos données via ce Portail HubEE.
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Ce choix peut être effectué avec le rôle « Gestion des abonnements ».

Il est tout à fait possible de passer d’une modalité d’accès à l’autre. Toutefois, sachez qu’il n’y a pas de reprise des anciens télédossiers dans la nouvelle modalité d’accès, ils devront donc tous être traités dans l’outil dans lequel ils sont arrivés initialement.

Ex : Si vous receviez les télédossiers d’une démarche dans le Portail HubEE et que vous souhaitez passer en modalité d’accès API à compter du 30/01/2023, tous les télédossiers arrivés dans le Portail HubEE avant le 30/01/2023 devront y être traités.

Oui cela est possible depuis le 17 mars 2022, voir la question "Comment s'abonner à une démarche en ligne".

Non l'abonnement n'est pas obligatoire dans l'absolu. Mais si vous étiez dèjà abonné à une démarche sur le portail GUS, si vous voulez continuer à recevoir les demandes des usagers, alors oui vous devez vous abonner aux démarches via le HubEE

La démarche CertDc est opérationnelle depuis le mois de mai 2021. Les démarches AEC, RCO, DHTOUR et DDPACS sont opérationnelles depuis septembre 2021. La démarches JCC est active depuis mars 2022.

Vous pouvez poser vos questions sur les démarches du Bouquet de services Mairie de la DILA, sur l’espace  partenaire (https://partenaires.service-public.fr) ou à cette adresse mail : support.partenaires@service-public.fr.

Il existe deux mode d’accès à HubEE :

Le mode d’accès « API » signifie que les données seront disponibles via le logiciel installé dans votre commune. Vous devez IMPERATIVEMENT vous rapprocher de votre éditeur de logiciel afin de vous raccorder à HubEE (cf. rubrique HubEE : Les API)

Le mode d’accès « Portail » permet de télécharger vos données via le Portail HubEE. Dans ce cas, veuillez faire une demande d’abonnement via DataPass via le lien suivant : hubee.numerique.gouv.fr/datapass/

Nous vous invitons à vous rapprocher d’un autre administrateur local HubEE de votre organisation afin qu’il ajoute à votre compte l’habilitation « Consultation des utilisateurs ».Si le problème persiste, ou que vous êtes le seul administrateur local, merci de prendre contact avec le support HubEE par mail à l’adresse suivante : support@hubee.numerique.gouv.fr

Le guide d’utilisation détaillé du Portail HubEE est disponible sur la page "Aide", en dessous de la FAQ.

Si votre commune a basculé dans HubEE et que vous rencontrez des difficultés à vous connecter, merci de prendre contact avec le support HubEE par mail à l’adresse suivante : support@hubee.numerique.gouv.fr.
Si votre commune n’a pas encore basculé dans HubEE, merci de prendre contact avec l’équipe HubEE par mail à l’adresse suivante : contact@hubee.numerique.gouv.fr

Attention : veuillez envoyer un mail à la bonne adresse afin de ne pas retarder le traitement de votre demande.

Seuls les utilisateurs configurés avec le rôle « Gestion des utilisateurs » sont en capacité de créer des comptes. Si vous souhaitez avoir ce rôle, vous devez vous rapprocher de votre administrateur local.

Pour se connecter, il est nécessaire de disposer d’un identifiant ainsi que d’un mot de passe. Si vous n’avez pas d’identifiant de connexion, vous devez vous rapprocher de votre administrateur local afin qu’il vous crée un compte utilisateur.

L’identifiant d’un utilisateur correspond à son adresse email. Il est possible de retrouver les identifiants des personnes de son Service Instructeur avec le rôle de « Consultation » ou « Gestion des utilisateurs ». Il est par contre impossible de consulter le mot de passe d’un utilisateur avec ces rôles. Le mot de passe doit être modifié via la fonctionnalité « Mot de passe oublié ».

Pour accéder à une ou plusieurs démarches en ligne, il est nécessaire d’abonner votre Service Instructeur dans Datapass. Pour cela, vous pouvez y accéder avec le bouton « Datapass » depuis l’écran de connexion. Accès au portail HubEE

Nous vous invitons à consulter la documentation relative à l’abonnement par DataPass, mise à disposition ici dans l’espace « Actualité du bouquet de service maries de service-public.fr » ainsi que sur la page "J'utilise HubEE".

Un utilisateur avec le rôle « Gestion des abonnements » peut cliquer sur le bouton « Suspendre l’abonnement ». Vous ne recevrez plus de nouveaux télédossiers après la suspension de l’abonnement, mais ceux déjà créés avant pourront toujours être traités.

Si vous n’avez pas ce rôle, rapprochez-vous de votre administrateur local.

Un utilisateur avec le rôle « Gestion des abonnements » peut choisir la fréquence de notification.

Quatre fréquences sont disponibles dans HubEE :
Aucune : pour ne pas recevoir de notification par mail
Quotidienne (1 fois / jour)
Biquotidienne (2 fois / jour)
Unitaire (à chaque télédossier) pour recevoir une notification à de l’arrivé de télédossier créé ou modifié.

Ces fréquences nécessitent de renseigner une adresse email à notifier.
NB : nous recommandons de renseigner une adresse mail générique/fonctionnelle afin que l’ensemble des agents instructeurs de  télédossiers (TD) soient en mesure d’être avertis de l’arrivée d’un TD à traiter.

Le Portail HubEE s’actualise automatiquement toutes les cinq minutes. Vous trouverez les télédossiers à traiter au statut « Nouveau ».

Si vous consultez vos données via un logiciel installé dans votre commune, rapprochez-vous de votre administrateur local pour connaitre la méthode de récupération d’un télédossier.

Vous devez disposer du rôle « Consultation des télédossiers » ou « Gestion des télédossiers » pour accéder au détail d’un télédossier. Rapprochez-vous de votre administrateur local si vous n’avez pas ce rôle.

Il est possible de télécharger les PJ d’un ou plusieurs télédossiers de différentes manières :
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Depuis la liste des télédossiers
Cliquez sur le bouton « Télécharger » à droite vous permet de télécharger toutes les PJ du télédossier
Sélectionnez un ou plusieurs télédossiers en cliquant sur les ronds blancs, puis le bouton « Télécharger » dans le bandeau bleu qui apparaît en bas

Depuis le détail d’un télédossier, cliquez sur une PJ pour la récupérer unitairement, ou cliquer sur « Télécharger tous les éléments »

Cette possibilité est paramétrée en fonction de la démarche en ligne.

Certaines démarches - telle que la « transmission du volet administratif du certificat de décès (CertDc) » - ne permettent pas d’envoyer un message : le bouton « Envoyer un message » est ainsi grisé.

Le « message » est envoyé à l'usager qui a fait la demande.

Le « commentaire » est interne au service ; il n'est pas transmis aux usagers et il peut permettre de transmettre un message à un collègue.

Un dossier est considéré comme finalisé dès lors qu’il est au statut « Traité ».

Le statut « Nouveau » représente un télédossier à traiter. Cela peut être un nouveau télédossier, ou un télédossier modifié par l’Opérateur de Service en Ligne et/ou l’usager qui a ajouté un complément au télédossier.

Le statut « Reçu » signifie que le télédossier a été consulté par au moins un utilisateur du Portail HubEE.

Le statut « En cours » indique qu’un utilisateur du Portail HubEE a téléchargé les Pièces Jointes du télédossier.

Le statut « Clos » indique que l’OSL (service-public.fr) a informé l’usager du traitement de la demande. Les communes ne peuvent pas passer les dossiers au statut «clos »

Il n’est pas possible d’annuler une modification (changement de statut, commentaire ou message) ou de supprimer une PJ. Si le cas devait se présenter, rapprochez-vous du support HubEE à l’adresse suivante : support@hubee.numerique.gouv.fr

Si vous ne pouvez pas voir les télédossiers, il est possible que votre commune ne soit pas abonnée à la démarche ou que vous n’ayez pas le rôle de « Consultation » ou « Gestion des télédossiers ». Rapprochez d’un administrateur local de votre commune afin de disposer d’un de ces rôles.

Merci de prendre contact avec le support HubEE par mail à l’adresse suivante : support@hubee.numerique.gouv.fr afin que l’on vous accompagne.

Avec le rôle « Gestion des utilisateurs », vous pouvez cliquer sur le bouton « Ajouter un utilisateur » pour en créer un. Vous devrez disposer de son adresse email qui lui servira d’identifiant.

Il n’est pas possible de supprimer un utilisateur. Seule l’inactivation d’un utilisateur est possible avec le rôle « Gestion des utilisateurs ».

Les mots de passe sont configurés pour expirer au bout de 6 mois par mesure de sécurité. Passé cette période, vous devrez changer votre mot de passe pour accéder au Portail HubEE.

Les rôles permettent de définir pour un utilisateur ses droits d’accès aux fonctionnalités du Portail HubEE. Un utilisateur peut disposer d’un ou plusieurs rôles. Ces rôles sont :
Consultation des télédossiers
Gestion des télédossiers
Consultation des utilisateurs
Gestion des utilisateurs
Consultation des abonnements
Gestion des abonnements

Un « Agent » ou un « Administrateur local » fait partie d’un Service Instructeur (SI). La différence entre ces deux types d’acteur concerne les rôles par défaut à la création de l’utilisateur. De plus, un « Agent » avec le rôle de « Consultation » ou « Gestion des télédossiers » devra être habilité aux démarches en ligne qu’il pourra visualiser ou traiter, au contraire de « l’Administrateur local » qui pourra consulter toutes les démarches en ligne avec le bon rôle.

Pour raccorder son logiciel, votre éditeur doit IMPÉRATIVEMENT vous confirmer que votre logiciel est compatible avec l’API HubEE ; Votre abonnement devra être configuré en mode d’accès « API ».

Un utilisateur avec le rôle « Gestion des abonnements » peut récupérer les identifiants techniques (identifiant client et clé secrète) nécessaires à configurer dans votre logiciel. Si vous n’avez pas ce rôle, rapprochez-vous de votre administrateur local pour qu’il réalise les actions nécessaires.

Les APIs s’adressent à tous les partenaires souhaitant accéder aux données d’HubEE. Plusieurs types de consommateur sont définis, avec chacun des droits d’accès différents aux API :
Service Instructeur (scope « SI »)
Opérateur de Service en ligne (scope « OSL »)
Datapass (scope « DATAPASS »)
Administrateur (scope « ADMIN »)

Le détail des droits d’accès en fonction du scope est disponible dans les contrats d’interface sous forme de swagger yaml. Vous pouvez prendre contact avec le support HubEE pour prendre connaissance de ces swaggers.

Ce mode d’accès vous permet de récupérer les données et de les intégrer directement dans le logiciel dont vous avez l’habitude d’utiliser dans votre commune.

Rapprochez-vous de votre administrateur local ou délégué technique pour savoir si votre logiciel est déjà compatible avec les API du Hub.